電子文書 株式会社 D.I.M.S.

　紙から電子データへ、低コスト・省スペースを実現する

　スキャニングサービスと総合的な文書保存・資料保存

　ソリューションをご提供いたします。

電子文書とは、紙やマイクロフィルムで作成された文書をスキャナなどで電子化した文書(電子化文書)、
あるいはデータファイルやメールを含むパソコンで作成された文書(電子文書)のことを指します。
前者をアナログ情報というのに対し、電子文書はデジタル情報といいます。

電子文書の利点
・保存場所をとらずに保管コストが低減できる。
・離れた場所との文書のやりとりが迅速かつ低コストでおこなえる。
・保管された文書の中から欲しい情報を簡単に検索できる。
・低コスト、短時間、かつ大量に複製が可能である。
・過去の文書を容易に再利用でき、効率的な新規文書作成が可能である。
・多数の送付先への文書配信が手軽におこなえる。
・様々なメディアで作成・表示が可能なため、取引・手続き可能な局面が広がる。
・多彩な表示が可能となり、可読性を高めることができる。
・文字部分の一致判定や、構造を手がかりにした処理など、文書を
　機械的に処理できる可能性が高まる。
・技術革新の速度が相対的に大きい。


法律で定められている文書の保存期間
各種法律では特定の文書について保存期間を設けています。以下はその一例です。
文書の種類　　　　　　　　　　　　 保存期間　　　　　　　法律
株主総会議事録,商業帳簿　　　　　　　　10年 　　　　　　　　 商法

棚卸表,千訳帳,総勘定元帳等の帳簿,
賃借対照表,損益計算書,　　　　　　　　　7年 　　　　　　　所得税法、法人税法
注文書・見積書,契約書の控え

財産形成非課税貯蓄申込書・移動申請書 　5年 　　　　　　　　所得税法

屋用保険被保険者に関する書類 　　　　　4年 　　　　　　　　雇用保険法

労働者名簿、展入、解雇、 　　　　　　　3年 　　　　　　　　労働基準法
退職に関する書類

健康保険の被保険者資格取得確認通知書 　2年 　　　　　　　　健康保険法



参考文献　「新しい文書情報マネジメントの基礎と応用」社団法人 日本画像情報マネジメント協会

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